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倒計時40天，各位參展商準備好了嗎？
2019-10-25
作者：admin距離12月2日的第五屆齊魯火鍋節開幕的日子僅僅剩下40天了！作為參展商的你，做好展前準備工作，才能夠在展會上取得最佳效果！
你的展前準備工作進行的怎么樣了？今天，小編為大家準備這篇文章，為您簡要介紹一下您需要做的展前準備工作。
一：發送邀請函給你的客戶
提前與重要的客戶預約好見面時間，加強彼此之間的業務聯系，這也是展會的準備工作之一，告訴客人展位號，展會時間，這一步十分重要，附上新產品信息以及展位裝修圖就更好不過了。因為展館很大，客人一下就轉暈了，所以明確的展位號和展位裝修圖可以幫助客戶更容易的找到你的展位。如果能把你的老客戶都約到你的展位上，只要你有新產品，基本上有新訂單是很容易的事情。
對于那些在你們這里訂單量不是很大的客戶，最好的方法就是多介紹品種給他做，這樣訂單量也就自然上去了。
許多參展商將邀請買家這一重要環節，過分寄希望于主辦方，其實有這種想法是非常錯誤的，參展企業在宣傳和邀請買家參加展會并預約見面的過程，對企業本身就是一種宣傳，畢竟能夠參加展會，就足以說明企業實力。
二：展會現場搭建
展會現場的搭建，對于前期的準備工作至關重要。50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，展臺的裝修設計也直接決定了觀展商對企業的第一印象，裝修簡潔大方就好，顏色和產品要有對比度。
展臺的搭建工作的需要注意如下細節：
1、根據設計圖考慮在展場中的效果；
2、監督防火材料的使用，杜絕安全防患；
3、成本控制，實行一攬子合同；
4、在布展前，最好先去工廠看看，對將要展示的材料和工藝有一個預先的監管和了解；
5、監督展會現場的搭建進度。叮囑搭建公司做好預案，特別要求其排出工期，細化到每一小時做什么，嚴格細致的時間表，才是保證現場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎。
搭建示例圖
三：展品的安排和布置
展臺搭建設計好之后，參展商應慎重考慮要在展會上展出什么產品，以什么形式展出？外形、尺寸等都需要考慮進去。考慮好展出哪些產品，就要事先準備好展品。
展臺布置除了使展品突出，能吸引目標觀眾，更重要的是將展品的特點和優勢傳達給目標觀眾。同時展臺布置要使參觀者有一種受歡迎的感覺，而不能是一種被拒絕、隔絕的感覺。展臺布置一定需要用心、有創新。最好能夠遵從以下幾點：
1. 將產品分類，統一設計布局，造出聲勢
集體展出尤其應當考慮按產品類別統一設計、布局、布置，建立整體形象。同時因為不同的產品有不同的客戶，產品分類也有助于產品推銷和貿易洽談。如果是既對公眾開放又對商人開放的展覽會，在有條件的情況下，應分別安排商業展示區和公眾展示區。
2.從參觀者角度構思、安排、布置，而不是從參展企業即采購商的角度布置產品
參展企業希望為采購商留下什么印象，采購商希望知道有關產品的哪些問題等等。了解興趣有助于設計人員布置出吸引目標觀眾的效果，有助于產品的參展成交。
3.突出重點展品
在一個展臺里可以展示很多展品。但是對于展出者和參觀者，有些展品更重要些，一般是新產品或成交額大的產品。設計人員在設計展臺時要了解這一點，在設計和布置時反映出來，給予適當的位置和面積。越重要的展品應該越突出。在有些情況下，整個展臺布局是圍繞一件突出的展品。
4.顯示展品特性
找出可以吸引目標觀眾的展品特性，不同的展品特性需要用不同的布置手法方能顯示最佳效果。有些產品需要掛在展板上，有些需要放在地面上，有些需要玻璃柜；整個展臺，有些從一面看效果好，有些從四周看效果好；有些需要近處看，有些需要遠處看。使用何種布置手法在設計時就應予以考慮。
5.留有空間，不要堆積
將很多展品放的很近會大大降低影響力，降低吸引目標觀眾注意的可能性，降低目標觀眾對這些產品的記憶深度。解決辦法可以是選擇少數有代表性的樣品布置，留出充足的空間，其他產品通過資料介紹。
6.綜合使用各種手法，全面反映展品情況
展臺布置以展品為主，但是要充分利用圖片、說明、模型、聲像設備等加強效果，全面展示展品特征、特性及有關情況。比如展示火鍋食材，可以考慮安排現場實物品嘗，用地圖和照片反映產地；用圖表表示不同的品種、等級的產量及市場；用樣品和照片反映各種最終產品和包裝等等。通過這些布置手法，采購商就可以全面了解展品情況。
四：做好產品介紹手冊，最好有紙質和電子兩個版本
資料的編排不求多花哨，簡潔大氣，具有國際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設計上，突出一兩個設計的亮點，那就更好了。這些可與設計師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個大型的火鍋專業展覽會，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個企業的綜合素質。另外，一定要準備充足的名片。
產品介紹手冊一定要做紙質版本和電子版本兩種。紙質版本編排不求多花哨，簡潔大氣，具有國際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設計上，突出一兩個設計的亮點，那就更好了。然后大量復印單張產品信息紙張版本，根據客戶喜歡的不同產品，選擇性贈送給客戶。
展位上配置好平板電腦，方便展示產品手冊的電子版本，記得留下可以下載的二維碼，方便可以觀閱電子版本后有需要可以進行下載。若是客戶有大量產品購買意向，可以進行電子表格填寫，參展商回去整理資料也方便，避免丟失。若是客戶對于貨源有急切需要，甚至可以做到展會這邊登記電子信息，參展商的辦公地接收到訂單消息后立馬安排發貨，做到“現場淘寶”的功能效果。
五：展會現場人員的安排
1、現場接待：外形要好，性格外向主動，他們主要是負責接待到達展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數量可能要多一些，可根據展位的大小和布局：有幾面口、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業知識扎實，另外特別注意的是，各負責各的一片區域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
2、現場總協調：這個人應是經理一級，他主要管理所有"現場接待"，解決"現場接待"所不能應付的問題，這個人領導能力要強，重要的是專業知識一定精深。
3、級別較高的公司領導：因為，現場會有重要客戶應約來訪，來的都是客，特別到達展會現場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應赴會接待一下。
4、跑腿型人員：現場難免會有一些體力活，雜活，突發事情，比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料，忙的時候，頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。
5、總后勤：這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個幫手，視參會工作人員的數量來定，比較重點的工作是飲用水和中餐。
特別說明一點，根據展位的大小，安排相應的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個身兼數職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動員會是一定要開的，確定職責，分工明確，確保參展的數天內工作緊張有序。
